TRONG CÔNG VIỆC HẰNG NGÀY (IN THE OFFICE).  Trả lời Gmail bằng tiếng Anh chuyên nghiệp bạn có thể tham khảo một số cách sau đây.

 

1. Bạn không chắc về yêu cầu mà người gửi muốn truyền đạt. Bạn muốn Trả lời Gmail bằng tiếng Anh 

Có rất nhiều emails được soạn rất nhiều chữ, nhưng nội dung không có gì rõ ràng, và bạn cảm thấy khó hiểu và mơ hồ về thứ người gửi yêu cầu. Nó có vẻ giống như một trường hợp thử thách trong công việc, nhưng cách giải quyết vấn đề như thế này khá đơn giản: Hãy lịch sự gửi một bức thư đính chính lại vấn đề.

“Thanks so much for your email, [name]. There’s a lot to think about here. In the interest of getting back to you promptly, could you help me understand exactly what you’d like me to assist with?”

“Thanks so much for your email, [name]. Can you please give me a little more context on the situation here, and send over [the information about or data necessary to answer]? Once you send that over, I’ll be able to respond.”

2. Trả lời Gmail bằng tiếng Anh trong trường hợp Bạn cần nói “Không” với một vài thứ

Thậm chí khi bạn cần (hoặc rất muốn) thực hiện nhiệm vụ đó, tất cả chúng ta đều cảm thấy khó khăn khi phải nói ra từ “Không”. Trong bất cứ trường hợp nào tương tự, những mẫu thư ngắn gọn và dễ chịu dưới đây sẽ khiến vấn đề trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

• – “Thanks for reaching out, Sarah! Yes, our CMO is a fantastic person and great role model. Unfortunately, she’s also ridiculously overcommitted right now, so I don’t feel comfortable adding to her already-full plate. Are there any questions I can answer for you?”

• “Tom, thanks so much for thinking of me. Unfortunately, I’m don’t think I’m the best person to write your recommendation because I haven’t seen you manage major projects, which seems like it’s a key aspect of this role. If you have another colleague who could better share your abilities, I’m sure that would better your chances for this role. Best of luck!”.

• “This is an honor—thank you so much for thinking of me! Unfortunately, with my current schedule, I wouldn’t be able to take on such an important role and give it 100%, and I would feel just terrible letting the rest of the organization down.”
• “Hey Todd, good to hear from you. It was great working with you at Company A. I’m still getting a feel for how things work at Company B, but it seems like we’re all set with our vendor contracts. Best of luck to you!”
• “What a wonderful cause! It’s such a shame I’ve already spent my charitable giving budget for the year on [insert favorite cause here]. Give my best wishes to your daughter!”
• “I have a rule: If I don’t have time to see my mother, I don’t have time to meet new people for coffee. And right now, I owe my mama a visit. But seriously, I’m sure we’d have a blast and I hope you’re not insulted, but my work schedule is packed and I’ve gotta pass.”
• “I’m so sad I’m going to miss this, but it’s my brother-in-law’s birthday, too, and I’ll be blacklisted from the family if I don’t show up. Have fun!”

3. Bạn phải nói “Không” với một người mà bạn thực sự muốn giúp đỡ

Nói ra từ “Không” với một người bạn vô cùng muốn giúp đỡ quả thật rất khó khăn, chỉ là bạn không thể giúp gì được cho họ: một người bạn, một đồng nghiệp thân thiết, hoặc ai đó đã từng giúp đỡ bạn. Hãy thử mẫu thư này để khiến tình hình trở nên dễ hiểu hơn và giảm thiểu tối đa sự thất vọng của người đó.

“Hey Angela,

Thanks for your note.

I’m so proud of you for deciding to apply for that small business owner award—and I’m flattered that you’d like to bring my brain into the mix.

I need to say “no,” because my week is already quite full—and I know it wouldn’t be sane (or humane) for me to add anything new to my plate.

But I would love to support you in a different way.

I’ve attached a couple of worksheets that I created for a recent writing workshop—including a couple of templates that will help you to craft a bio, a manifesto, and a few other pieces for your application.

Thank you for being such a wonderful friend and colleague. I am honored to be part of your world.

Good luck with the contest! I know you’re going to do a terrific job.

Alex”

4. Bạn nhận được một danh sách dài phức tạp về các ý kiến, ý tưởng và nhiệm vụ

Loại email này chứa một loạt các dự án, câu hỏi, ý kiến, phê bình, nhiệm vụ – và danh sách cứ thế tiếp tục dài ra. Sẽ phải còn rất rất lâu nữa bạn mới đọc hết được bức thư và hoàn thành tất cả các công việc được giao. Trong trường hợp này, thư phản hồi của bạn có thể khác đi một chút, tuỳ thuộc vào người gửi là sếp hay đồng nghiệp của bạn, nhưng nhìn chung, bạn nên hỏi sự giúp đỡ để sắp xếp ưu tiên công việc.

• “Thanks so much for your email, [name]. I’ll get started on this [this week / as soon as the new product launches / after the conference]. In the interest of getting back to you promptly, could you help me prioritize the list below? Are any of the items nice-to-have? I expect it will take me [X days/hours] to pull this together, which may delay [other project]. Let me know if you’d like me to get started sooner.”
• “Thanks so much for your email, [name]. I’ll need to get approval from [your boss or another relevant senior person’s name] to get started on this. Let me know if any of the items are nice-to-have and how you would prioritize the list below so that I can present [boss/senior person’s name] with an overview of how much time this will take to complete.”

5. Bạn cần nhiều thông tin hơn để trả lời câu hỏi

Ai đó bất chợt thắc mắc một vấn đề và cần nhờ bạn giải đáp, nhưng bạn không thể hiểu được anh/cô ấy đang nói về việc gì. Có thể bạn tự mường tượng ra được vấn đề, nhưng bạn cần thêm một chút thông tin khác nữa để trả lời tốt hơn. Hãy nhanh chóng gửi thư hỏi lại chắc chắn người kia về nội dung hoặc chi tiết mà bạn cần đính chính.

• Bạn hãy xem lại hai mẫu thư ở mục 1.
• “Hi [name], it’s nice to meet you. I’m quite busy with work at the moment, but do want to help and would be able to answer your most pressing question over email. What’s the #1 question that my background and experience can help you with?”

6. Đồng nghiệp của bạn khiến cho dự án trở nên quá khó khăn

Bạn có đang phải làm việc với một người mà có xu hướng phóng đại độ khó của vấn đế lên gấp nhiều lần? Không mấy dễ dàng để đưa ra một lời góp ý mà không làm phật lòng người khác, nhưng bạn phải làm điều đó để giúp cho cuộc sống của mọi người dễ thở hơn. Hãy chọn lựa ngôn từ một cách đơn giản nhưng khôn ngoan, và sử dụng những cụm từ tế nhị nhắc nhở đồng nghiệp của bạn rằng đây là công việc cần sự phối hợp trơn tru của rất nhiều người.

“Hey [name],

I was thinking about [name of project] on my [ride / drive / walk] into work today.

I had a few thoughts on how we could simplify the [process / project / plan / protocol]—and achieve the exact same result, or possibly an even better result, a bit more efficiently.

Could I share my thoughts with you, over coffee?

I mapped out a simple plan and I’m excited to share it.

Today at [time] would be ideal for me, but if that doesn’t work, let me know a time that does.

Thanks!

[Your name]”

 

“Hey, I was thinking about [name of project] and I was wondering about [describe a particular step that is super complicated].

Is there a reason why we’ve always done it that way?

If I came up with a simpler approach that could save us time and money, would you be open to hearing about it?”

 

“Hey, I’ve been on a major simplicity kick recently, looking for ways to streamline processes and get more done in less time.

I’ve got a plan that could help make [name of project] flow a lot more smoothly.

I’d love to share it with you and get your input.”

7. Bạn tranh cãi và xung đột với đồng nghiệp – và bạn cần nói điều đó với sếp

Hiển nhiên là chạy đi thông báo với sếp không phải việc đầu tiên bạn nên làm khi có vấn đề phát sinh giữa bạn và đồng nghiệp; hãy cố gắng tự mình giải quyết, trước khi báo cáo với cấp trên. Tuy nhiên, nếu tình trạng này còn tiếp tục tái diễn, bạn nên nói chuyện với quản lý của mình – miễn là bạn làm theo một cách không khiến bạn trông giống như đang than thở và khó chịu.

“Hey [manager’s name],

Thanks for agreeing to meet with me today.

I know you’ve got a lot going on, and I don’t want to add anything more to your plate, but there’s something I’d like to discuss. I’m hoping it won’t take more than a few minutes.

Before I begin, I want you to know that I’m not here to vent or complain. There’s a situation that’s come up—that I’m a part of—and I’m here to find a solution, with your help.

So here’s what’s happening:

Whenever [other person’s name] does [describe the thing that’s causing the conflict], I feel [describe how you feel].

This situation has come up several times: [describe a couple of specific incidents].

I respect [other person’s name] and I love being part of this team, but these feelings are making it harder for me to do my work, effectively. And while I can’t know for sure, I’d have to guess that this situation is affecting [other person’s name] as well.

I want to resolve this before it turns into a bigger problem, for both of us.

I’ve tried to resolve it on my own by [describe something you’ve tried], but that didn’t have the effect I was hoping for.

I know there’s a good solution, but I’m not seeing it clearly, which is why I’m here seeking some help.

I’m hoping that you might be willing to offer some guidance, hold a conversation with the two of us, or perhaps bring in an outside mediator or conflict resolution specialist.

Again: I’m not here to vent or blame. I’m aware that I’m just as much a part of this conflict as the other person. I’d really like to find a solution that makes both of us happy and strengthens the team.

Thanks for listening.”

8. Bạn cần từ chối tham gia một dự án và khi đó bạn phải Trả lời Gmail bằng tiếng Anh.

Bạn được yêu cầu thực hiện một dự án mà bạn thực sự không muốn tham gia, và bạn rất muốn viết một bức thư từ chối thẳng việc đảm nhận nhiệm vụ này. Bất kể dự án này không thuộc nhiệm vụ của bạn hoặc bạn cảm thấy nó sẽ làm phí thời gian của mình, hãy bắt đầu với những mẫu thư dưới đây để từ chối một cách lịch sự.

“Hey [person’s name],

Thanks for the details and clear instructions. Much appreciated.

Here’s what’s on my to-do list right now:

[Briefly list the top 3-5 projects you’re currently working on, to reiterate your value—and busyness.]

Based on our last conversation, it feels like the projects I just listed are top priority.

Shall I keep moving forward with those, and shelve [new project] for later? That would be my preference, because I’d love to ride the momentum and get those done first.

Or is [new project] my new top priority?

Thanks for clarifying.

Happy Tuesday!

[Your name here]”

 

“Hey [person’s name],

Just got your note.

At our last meeting, we decided that our goals for the next few months are to [describe a few goals here], with an overall focus on [big focus here].

This project seems like a great way to [describe possible benefit here], but I’m wondering if it aligns with our bigger goals right now.

Just playing devil’s advocate here. Your thoughts?

I want to make sure I’m investing my time where it’s most needed, in the best possible order.

Let me know.

Thanks!

[Your name here]”

 

“Hey [person’s name],

Thanks for your note.

This project looks like a fun challenge, but—unless I’m misunderstanding your instructions—it definitely falls outside of my skill set.

It sounds like an ideal assignment for [name of other person, position, role, or team]. They generally handle projects like the one you described.

Shall I forward your instructions onto them, or would you like to take it from here?

Thanks again.

[Your name here]”

9. Trả lời Gmail bằng tiếng Anh khi Bạn muốn bỏ việc.

Soạn một lá thư xin từ chức, nếu nói một cách tối giản nhất, nghe có vẻ đáng sợ, nhưng với mẫu thư đơn giản này bạn sẽ có được một lá thư chất lượng và có thể chào tạm biệt công việc này ngay lập tức.

“Dear [your boss’ name],

Please accept this letter as formal notification that I am resigning from my position as [position title] with [company name]. My last day will be [your last day—usually two weeks from the date you give notice].

Thank you so much for the opportunity to work in this position for the past [amount of time you’ve been in the role]. I’ve greatly enjoyed and appreciated the opportunities I’ve had to [a few of your favorite job responsibilities], and I’ve learned [a few specific things you’ve learned on the job], all of which I will take with me throughout my career.

During my last two weeks, I’ll do everything possible to wrap up my duties and train other team members. Please let me know if there’s anything else I can do to aid during the transition.

I wish the company continued success, and I hope to stay in touch in the future.

Sincerely,

[Your name]”

….>>>. xem thêm Gửi Gmail bằng tiếng Anh như thế nào mới chuẩn ?